Samtext Norway

Borta från kontoret? Så här skriver du ett bra autosvar (frånvaromeddelande)

Planerar du att vara borta från kontoret några dagar? Innan du stänger mailprogrammet och slår av datorn, kom ihåg att lägga in ett frånvaromeddelande som visar att du bryr dig om dina kontakter – även om du inte just nu vill prata med dem.

Under semestertider och långhelger tickar de in från alla håll och kanter: ”Inte på kontoret”, ”Tillbaka på måndag”, ”Out of office”, ”Hej, jag har semester. Åter…” – Snark! Tråkiga automatiska svar bidrar sällan till annat än ett ögonblicks frustration. Så nästa gång du tar dig några dagar ledigt, varför inte skriva ett lite bättre och mer personligt frånvaromeddelande? Det kanske kan bidra till ett leende eller till och med att avsändaren kommer ihåg dig och ditt meddelande.

Oavsett om du väljer att krydda meddelandet med citat ur filmer, en bild eller hålla det mer traditionellt bör den innehålla dessa fem punkter:

1. En vänlig inledning

Personen som har skickat dig ett meddelande vill antagligen ha kontakt med dig, så kom ihåg att tacka för mejlet.

2. Personlig vinkling 

Berätta kort varför du är borta. Du kanske är på seglats i medelhavet, sitter hemma och ser Polisskolan 7 eller plockar kottar i Eslöv. Eller så kanske du helt enkelt är på utbildning i något spännande. Skriv det i meddelandet! Du kan kanske även  skämta till det med en bild. Här kan du ta ut svängarna om du vill och om det passar sig.

3. Datum då du är tillbaka och ifall du läser e-post under frånvaron

Berätta när du är tillbaka på kontoret igen och inte minst ungefär när avsändaren kan förvänta sig svar. Du kanske går igenom inkorgen sporadiskt under semestern eller inte alls. Och när du åter är på kontoret kanske du inte hinner igenom hela inkorgen första dagen.

4. Kontaktperson under tiden du är borta

Uppge gärna kontaktinformation dit avsändaren kan vända sig om det skulle hasta. Kom ihåg att stämma av med personen och försäkra dig om att denne är på plats medan du är borta.

5. Avslutning

Avsluta meddelandet med en hälsning. Till exempel genom att önska en skön sommar eller god jul och att du ser fram emot att ta upp tråden när du är tillbaka.

Två exempel

Det är alltid tillåtet att låta sig inspireras av andra som du tycker är bra. Här två exempel:

Exempel 1 på autosvar (frånvaromeddelande)

Användaren @courtwhip på Twitter följer kanske inte alla våra punkter men det är ju läge att fråga varför inte Polisskolan 1-7 finns med på listan när vi får svar den 2 januari.

 
Exempel 2 på autosvar (frånvaromeddelande)

Lite skryt är inte så farligt så länge som man gör det med glimten i ögat.

Ett sista tips

Kanske det passar att lägga till en länk till någon matnyttig artikel på hemsidan eller en anmodan att följa företaget på Facebook för de senaste nyheterna.

Oavsett hur mycket du gör av det väcker ett autosvar med en personlig twist garanterat mer intresse – kanske kan det bli inkörsporten till en mer personlig relation och ett närmare samarbete med kunden, leverantören eller en partner.

Trevlig helg!

Magnus Berg
Copywriter

magnus.berg@samtext.com

Samtext logo
Samtext Sweden AB
Gotlandsgatan 75
116 38 Stockholm
Tel: 073 707 2002